Как с помощью HR-автоматизации сэкономить бизнесу более $100 000 в год?

15 октября у нас прошел вебинар на тему HR-автоматизации и того, сколько денег она может сэкономить бизнесу, который провела Елена Губанкова – SHRM Senior Certified Professional. По традиции, для тех, кто не успел к нам присоединиться, мы подготовили статью, в которой расскажем:

• как возникает потребность в автоматизации HR-процессов компании;
• с чего стоит начать и что такое HRIS (Human Resources Information System);
• как выбрать подходящую HRIS для своей компании;
• сложности и разочарования при работе с выбранными  IT-решениями;
• преимущества и ценность внедрения HR-автоматизации для бизнеса.

Пару слов о Елене Губанковой

Елена Губанкова – HR-менеджер, который умело достигает бизнес-целей и при этом, умеет поддерживать баланс между процессами и заботой о людях. Кроме того, Елена – SHRM Senior Certified Professional, входит в ТОП-30 лучших HR-директоров Украины по версии «ТОП-100. Рейтинги крупнейших». Свой путь Елена Губанкова начинала с младшего HR-специалиста и за 8 лет выросла до HRD.

Когда возникает потребность в автоматизации HR-процессов?

HR-специалисты начинают ощущать потребность в автоматизации, когда много времени уходит на операционную деятельность, и совсем не хватает времени на стратегические задачи. Определить потребность в автоматизации возможно ответами на следующие вопросы:

• Сколько времени HR-специалисты тратят на административные задачи? Где фиксируются изменения по сотрудникам?
• Приходится ли собирать эти данные из нескольких систем и программ?
• Участвует ли HR в организации принятия ключевых решений управления компанией?
• Вовлечены ли менеджеры в HR-процессы (рекрутмент, онбординг, оценка и т. д.).

Немного статистики

Хотим обратить ваше внимание на международные данные по автоматизации HR-процессов:

• компании тратят около 10% HR-бюджета на инновации и новые технологии;
• 45% компаний находятся на базовом уровне автоматизации HR-процессов;
• 20% компаний предоставляют сотрудникам доступ к мобильным HR-системам;
• компании отмечают, что благодаря внедрению автоматизации они экономят до 22% средств на каждом сотруднике;
• 47% компаний используют устаревшие HR-системы, которые старше 7 лет.

Судя по этим данным, можно соотнести зоны роста с этапом, на котором сейчас находится компания. 

С чего стоит начать и что такое HRIS?

HRIS (Human Resources Information System) – информационная система управления персоналом или система управления человеческими ресурсами. Это программа, которая помогает HR-специалистам автоматизировать свои рутинные процессы. К ним относится: 

• ведение статистики и базы сотрудников; 
• составление отчетности; 
• расчет отпусков, больничных;
• учет переработок;
• создание митингов, событий и т. д. 

Аббревиатура таких систем может читаться абсолютно по-разному: HR Software, HCM, HRS, HR Systems, Workforce Management и т. д.

Важно понимать, что не бывает идеальной системы, которая решит все проблемы бизнеса и компании. Определитесь, какие именно задачи вы хотите автоматизировать и соберите нужный пазл. Если вам нужна только автоматизация рекрутинга, логичнее будет остановиться на ATS-системах (Applicant Tracking System).

С чего стоит начать при выборе системы?

Предлагаем вам рассмотреть алгоритм, который поможет в выборе HRIS:

1. Определите цель HRIS. Подумайте, зачем и для чего вам нужна система, где вы фиксируете данные, какими инструментами пользуетесь и насколько вас устраивает их качество. 

2. Какие задачи/проблемы должна решать система. Определите, какие именно процессы вы хотите автоматизировать в системе.

3. Кто будет основным стейкхолдером (сотрудник, HR, менеджмент компании, IT, финансовый департамент). Определитесь с этим, чтобы потом не переплачивать, меняя систему и не допускать ошибок. 

4. С какими внутренними системами необходима синхронизация/интеграция (Slack, Jira, 1C, прочее). Если ваша компания использует Slack или Jira, оптимально выбирать систему, которая будет интегрирована с этими программами.

5. Какой бюджет заложен на покупку системы. Подумайте, сколько денег планирует выделить компания на покупку HRM-системы.

Как выбрать подходящую HRIS для своей компании?

Давайте рассмотрим основные шаги при выборе системы.

1. Определение потребностей компании в автоматизации

Необходимо проанализировать деятельность компании, ее процессы и понять, какие задачи вы хотите автоматизировать. Например, если вам необходим только Leave Management, при выборе системы ориентируйтесь на возможность автоматизации именно этого модуля. 

2. Составление списка задач, которые должна решать автоматизация

Составьте детальный и четкий список задач, которые должна решать система. Это может быть удобный процесс онбординга, управление фондом заработной платы, проведение оценки сотрудников, построение 9-box матрицы и так далее. 

3. Расставление приоритетов по задачам 

Определите, автоматизация каких именно процессов для вас в наибольшем приоритете и расставьте задачи  согласно приоритетам (высокий, средний или низкий). 

При этом помните, что приоритеты помогут вам подобрать именно вашу систему, под вашу компанию и потребности. 

4. Обзор рынка предложений по HR-Software и их сравнение

На ресурсах SelectHub, Capterra, G2 вы можете изучить популярные предложения рынка, предварительно узнать их стоимость на одного сотрудника, посмотреть доступные опции систем. 

5. Выбор системы

После определения финалистов, обязательно запросите демо доступ для тестирования будущей системы. Тщательно (!) протестируйте необходимые вам сценарии использования систем. Если вам все подходит, попробуйте обсудить вопрос скидки. Елена отмечает, что им удавалось договориться с компаниями о предоставлении скидки от 30 до 50%. 

Примеры HRIS решений и их ценность для компаний

BambooHR

Первый пример, который привела Елена – HRM-система BambooHR.  Это удобная база данных для хранения информации о сотрудниках: количество персонала, в каких городах находятся, какие должности занимают, в каком департаменте работают и так далее. 

Еще одно достоинство BambooHR – автоматизация аналитики и статистики. Например, HR-специалист может отследить показатель текучести кадров, определить динамику и основные причины увольнения сотрудников, понять, есть ли закономерность ухода специалистов от конкретного менеджера.

Например, если сотрудники уходят в первые три месяца, это значит, что HR-специалистам следует пересмотреть процесс онбординга, отбора специалистов, чтобы определить, почему они не проходят испытательный срок. 

В системе также есть модуль Leave Management, с помощью которого можно автоматизировать процесс начисления отпусков, больничных и других типов отсутствий. Кроме того, есть возможность начисления отпусков накопительным способом. 

Удобное управление отсутствием для сотрудника и менеджера. Заявки можно оставлять как с ноутбука, так и с мобильного. 

Немаловажным достоинством, которое отмечает Елена в системе – это синхронизация со Slack, благодаря чему информация из системы сразу же попадает в мессенджер. Например, сотрудники получают уведомления на смартфон о годовщинах и днях рождения коллег, назначенных митингах. 

Компаниям филиалы которых находятся в разных странах, важно информировать коллег о государственных праздниках и выходных. Если система интегрирована с каким-либо мессенджером, сотрудники будут получать уведомления о предстоящих праздниках.

ROI от внедрения BambooHR

Используя систему, очень важно оценивать финансовый коэффициент по каждому процессу. Елена отмечает, что внедрение системы BambooHR в компанию до 100 сотрудников может сэкономить более 5% времени на рутинных процессах. Если перевести в часы работы, получится 8 часов в месяц. Также экономию времени сотрудников стоит перевести в деньги, чтобы понимать эффективность от внедрения инструмента. 

Для примера, можем взять среднюю зарплату IT-специалистов от dou.ua – она составляет $2200. Учитывая, что затраты на одного сотрудника в BambooHR обойдутся компании в среднем в $5 в месяц, можно подсчитать ROI. Все подсчеты вы можете увидеть на скриншоте. 

Эти цифры дают понимание того, что любая автоматизация помогает оптимизировать и эффективно использовать ресурсы в компании. 

Пульс-опросы в Slack (Polly)

Этот софт помогает автоматизировать проведение коротких опросов, чтобы быть в курсе состояния сотрудников, все ли у них хорошо или есть некие трудности. Прохождение таких опросов не занимает много времени, а сотрудники чувствуют, что компания интересуется ими. 

Елена поделилась эффектом внедрения Polly. Допустим, в компании до 100 сотрудников, есть 2 People Partners, которые тратят 1 день в неделю, чтобы выяснить все ли в порядке у работников. Средняя зарплата HR, согласно dou.ua – $1250 в месяц. Далее высчитываем все по формуле:

Также, с помощью Polly можно проводить опрос eNPS, чтобы выявить, насколько сотрудники лояльны к компании. 

Программа скидок Perks

Внедрение этой программы помогает разработать пакет бенефитов для сотрудников (пока только в Республике Беларусь). На работу с подрядчиками для получения скидок у HR-ов может уходить до двух дней в неделю. Общую сумму затрат на этот процесс вы можете увидеть ниже:

В программе скидок Perks есть базовая бесплатная версия с:

• обновляемой базой скидок для сотрудников;
• мобильным приложением с виртуальным помощником для сотрудников;
• HR-аналитикой по использованию бенефитов. 

Все это избавляет HR-ов от бумажной, операционной и бухгалтерской работы. 

Ошибки при выборе HRIS

1. Ориентация только на рекламу продукта без тестирования и определения, насколько функционал отвечает потребностям компании

Не стоит опираться только на впечатление от рекламы без тестирования. Перед покупкой нужно понимать, насколько функционал системы отвечает вашим требованиям и потребностям компании. Для этого стоит описать сценарии работы разных сотрудников с системой и проверить ее работу во всех этих сценариях (последовательностях действий пользователей и системы).

Елена поделилась опытом работы по выбору HRIS. Например, на этапе продажи продукта подрядчик озвучивал, что у них есть функционал по проведению Performance Review. Действительно он есть, но этот функционал нельзя перенастроить под потребности компании и в стандартном виде он не несет необходимой ценности. 

2. Русскоязычная версия программы с автопереводом через G-translate

Елена поделилась еще одним кейсом неудачного использования англоязычного продукта, подрядчик гарантировал, что у них есть поддержка русской версии сайта. Да, она есть, но, к сожалению, работает только через google translate. И теперь возможны любые чудеса с переводом. Можете убедиться во всем сами, посмотрев на скриншот:

Поэтому при выборе системы важно обращать внимание на наличие необходимой языковой версии, и стоит проверить качество перевода перед покупкой.

3. Отсутствие простого открытого API

Для передачи данных между разными продуктами можно использовать открытый API.

На этапе обсуждений мы уточняли вопрос о наличии API, но в результате столкнулись со сложностями внедрения. Например, невозможность передачи данных из BambooHR в Slack. Благодаря IT-департаменту им удалось найти обходные пути. 

Елена Губанкова

Одним из решений стал подход  передачи данных из системы сначала в Jira и только потом в Slack. Поэтому при выборе HRIS системы, на финальном этапе стоит приглашать IT-специалистов, которые смогут проверить работает ли синхронизация, как настроена технология единого входа (англ. Single Sign-On) и другие технические моменты. 

4. Оплата стадии внедрения без уточнения деталей

При выборе системы вы можете столкнуться с ситуацией, когда HRIS-компании будут вам предлагать оплатить абонентскую плату и услугу по внедрению системы. Если стадия внедрения у вас проходит легко и вы быстро учитесь, как пользоваться программой – это отлично. 

Значит Вы сможете сэкономить значительную сумму денег на настройке продукта. Если нет, тогда лучше уточнить план  по внедрению, и убедиться, что это именно то, что вам нужно. В этом случае, смело можно заказывать услугу.

5. Запуск нового HR-продукта без buy-in со стороны менеджмента и сотрудников

При запуске нового HR-продукта очень важно понимать, зачем он нужен компании и какую пользу он принесет конкретному менеджеру, сотруднику и компании. 

Например, когда в компании внедряли BambooHR, Елена проводила встречи с сотрудниками, на которых рассказывала, что это за система, как она повлияет на их работу, как пользоваться софтом и т. д. Также HR-команда готовила информационные материалы: плакаты, буклеты, чтобы сотрудники могли самостоятельно ознакомиться с новым продуктом и задать уточняющие вопросы.

6. Забыть о потребностях сотрудников и на первое место поставить «системы ради систем»

Самая главная ошибка – внедрение системы для того, чтобы просто следовать тренду по автоматизации, не учитывая потребность и эффект от внедрения. Очень важно, помнить о потребностях сотрудников и ставить именно их на первое место. Система должна внедряться для повышения эффективности бизнеса и для заботы о сотрудниках. 

Если совместить направления: система, бизнес, сотрудники – получится пазл, который обеспечит продуктивную и результативную работу всей компании. 

Резюмируем

Внедрение HR IT-решений позволяет:

• создать условия для удобного self-service для менеджмента и сотрудников;
• сократить ручную работу для HR, освободив время для развития и заботы о сотрудниках;
• хранить актуальные данные, получать оперативную отчетность для принятия бизнес-решений;
• Better Insights, Better Decision Making;
• настраивать уровни доступа и поддерживать повышенную безопасность данных;
• оптимизировать от $136 000 в год (на примере 100 сотрудников).

Мы благодарим Елену за интересный и познавательный вебинар!

Надеемся, что опыт и советы Елены помогли вам больше узнать что такое HRIS и как правильно выбрать качественную HRM-систему.

Если вы пропустили этот вебинар и хотите попасть на следующие, следите за анонсами от Hurma 😉

И, традиционно, наш вебинар в записи:

Украинская альтернатива BambooHR

Hurma System – первая украинская HRIS/HRM, которая считается отличной альтернативой BambooHR. Система интегрирована со Slack, Telegram и, что немаловажно, она мультиязычная. Интерфейс Hurma представлен на четырех языках: украинском, русском, английском, казахском.

В системе есть возможность автоматизировано вести статистику, управлять отсутствиями сотрудников, проводить опросы и устанавливать цели благодаря разделу OKR (Objectives and Key Results).

• Технологии
• Эксперты